Nama : Rohadi Setiawan
NPM : 13209838
1. Arti atau Pengertian
Surat Menyurat
Surat
adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis
dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, dan sebagainya.
2. Fungsi Surat
Surat berfungsi untuk
1) Menyampaikan
informasi yang tidak mungkin disampaikan secara tatap muka.
2) Mengirimkan
berita yang tidak bergantung pada waktu, ruang, tenaga, dan biaya.
3) Alat bukti
dalam suatu persengketaan.
4) Menyimpan
informasi dalam waktu lama.
5) Memuaskan
diri sendiri.
6) Memungkinkan
seseorang menafsirkan dengan matang apa yang dimaksud oleh penulis.
7) Memberi
kesempatan kepada penerima surat untuk menentukan reaksi yang diperlukan.
8) Memberikan
kesempatan yang banyak kepada penulis surat untuk memilih kata dan kalimat yang tepat, sehingga salah paham atau
kemungkinan terjadinya perselisihan dapat dihindari.
9) Memberikan
kesempatan kepada penerima surat untuk meminta bantuan orang lain menyelesaikan
informasi yang tertuang dalam surat.
10) Dapat digandakan
untuk orang lain.
11) Hal-hal yang
bersipat rahasia.
3. Syarat-syarat
Membuat Surat
Membuat
surat yang baik tidaklah gampang. Banyak persyaratan harus dipenuhi. Di samping
harus menerapkan prinsip-prinsip efisiensi dan efektivitas, untuk mampu
menyusun surat yang baik, menarik, dan modern, penulis harus menguasai syarat
dan ciri-ciri surat yang baik, sebagai berikut :
1) Surat ditulis
dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis
surat.
Untuk itu penulis
harus memahami berbagai bentuk surat yang akan digunakan.
2) Surat tidak
mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna.
Tidak boleh
rumusannya bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya sederhana,
lugas, dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus jelas,
tepat, tidak mendua, hemat, dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia.
Hindarilah singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk
satuan-satuan ukuran dan singkatan yang telah lazim dipakai dalam surat
menyurat.
3) Surat menunjukkan
budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana.
Nada surat harus
hormat, sopan, dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung atau merendahkan
pembaca surat. Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah ia
sedang berbicara dengan yang dituju.
4) Surat hendaknya
tidak terlalu panjang.
Surat yang pendek
lebih banyak memberi manfaat, misalnya praktis, estetis, dan menghindarkan
salah pengertian.
5) Surat harus
bersih, necis, tidak kotor.
Sebaiknya
dipergunakan kertas yang baik dan warna yang sesuai. Ketikan rapi dan tidak ada
huruf yang bertumpuk dan cermat.
Di bawah ini
diberikan langkah-langkah penyusunan surat resmi yang perlu diperhatikan :
1. Membuat
perencanaan dan persiapan yang baik.
2. Menetapkan dan
menguasai masalah yang akan diungkapkan.
3. Pokok masalah itu
disusun, lalu diuraikan secara sistematis, kronologis, runtut, dan konsisten.
4. Menetapkan bahan
dan data untuk menyusun surat.
5. Mengetahui siapa
yang dituju.
6. Menyadari dan
menentukan posisi penulis.
7. Menggunakan
kelengkapan (fasilitas) yang memadai : pengguna- an bentuk surat, jenis kertas
yang dipakai, warna kertas, ukuran kertas (folio, kuarto, oktavo),
amplop surat dan cara melipat surat, pengetikan, serta pengiriman (waktu yang
tepat, jaminan keamanan isinya).
8. Meniliti kembali
surat yang telah dikerjakan, apakah sudah betul dan layak dikirimkan atau
belum.
4. Bagian-bagian Surat
1. Kepala
surat : Bagian surat yang menunjukan
ciri khas suatu badan usaha,perusahaan,atau kantor.
kepala surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.
2. Tanggal
surat : Dimana penulisannya menggunakan
huruf untuk bulan,sedangkan untuk
tanggal dan tahun menggunakan angka arab dan tidak boleh disingkat.
3. Nomor surat : Digunakan
untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.
4. Lampiran : Sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang
berisi keterangan berhubungan dengan surat dan
diikutsertakan dalam pengiriman.
5. Perihal/hal
surat : Bagian surat yang digunakan
sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.
6. Alamat : Meliputi
alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.
7. Salam pembuka :Bagian
surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam
surat.
8. Isi surat : Pembicaraan
inti dalam surat
9. Salam penutup :
Bagian surat yang menandakan bahwa surat telah berakhir.
10. Nama perusahaan/jabatan
:Dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga,sedangkan
nama jabatan digunakan untuk surat dinas.
11. Tanda tangan :Digunakan untuk mengetahui siapa yang
bertanggung jawab terhadap surat
tersebut.
12. Nama
terang : Nama jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang
menandatangani surat.
13. Nama
jabatan/NIP : Digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas pemerintah.
14. Tembusan : Surat
yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-
orang yang ada hubungan dengan surat tersebut.
15. Inisial : Singkatan
nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.
5. Bahasa Surat
Yang
dimaksud dengan bahasa surat di
sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam
bagian inti surat itu.Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada
semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun
penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang
merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan
kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya,
memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat
atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
-
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
-
Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
-
Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
-
Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
-
Membalas surat Ibu tanggal…
-
Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
-
Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
-
Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
-
Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan
sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat
pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau Bersama
surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama
ini mengandung arti
‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak
seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan
kata bersama
ini yang hendaknya dipakai
di situ, melainkan katadengan ini atau dengan
surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa
Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka: Menjawab
surat Saudara… padahal
yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang
diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas
surat Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat
tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai
dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena
ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung
dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat
itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena:
Karena kesehatan saya hari ini… dan
seterusnya.
Ungkapan berhubung
dengan menyatakan hubungan
pertalian, sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan
sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan
kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan,
sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat
penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir
surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat
itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan
sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus
yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat
sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
-
Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
-
Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja
sama Saudara yang baik.
-
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
-
Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas
perhatian Bapak.
6. Contoh Surat Permohonan
No. : …………………………… ………………, ….-……-2014
Lamp : -
Hal : Permohonan
Kepada Yth.
Ketua Panitia PBA 2012
IKOPIN. Jatinangor
di-
Tempat
Dengan Hormat,
Setelah mendapatkan informasi beasiswa dari
sekolah berupa Program Beasiswa Akadik (PBA) 2012 dari Institut Koperasi
Indonesia (IKOPIN. Jatinangor) bersama ini saya mengajukan permohonan agar
dapat mengikuti program beasiswa tersebut.
Sebagai bahan pertimbangan, berikut ini saya
sampaikan 1 (satu) berkas persyaratan beserta rekomendasi dari sekolah.
Demikian permohonan saya, atas perhatiannya saya
ucapkan terima kasih.
contoh
surat permohonan
Hormat Saya,
ttd
……………………………..
(Rohadi Setiawan)
